ระบบบริหารสำนักงาน
โปรแกรมระบบบริหารงานสหกรณ์ออมทรัพย์
ระบบบริหารสำนักงาน
- คำอธิบายภาพรวมของระบบ
ระบบบริหารสำนักงาน ประกอบด้วย 4 งานย่อย คือ งานบุคคล งานเงินเดือน งานพัสดุ และงานธุรการ งานบุคคลและเงินเดือน เป็นงานที่เก็บข้อมูลเจ้าหน้าที่สหกรณ์ เพื่อใช้ในการบริหารบุคคลและการเบิกจ่ายเงินเดือน งานพัสดุนั้นเก็บข้อมูลรายการวัสดุและครุภัณฑ์ของสหกรณ์สำหรับการบริหารงาน พัสดุ ส่วนงานธุรการจะเน้นที่การเก็บข้อมูลเพื่อจัดทำทะเบียนเอกสารที่ใช้ในฝ่าย ต่างๆ และทะเบียนการรับ-ส่งหนังสือกับหน่วยงานภายนอก
เนื่องจากโดยปกติแล้ว สหกรณ์จะมีเจ้าหน้าที่ และมีพัสดุไม่มากนัก ดังนั้นระบบที่จัดทำขึ้นจึงมีขอบเขตของงานที่ไม่ละเอียดมาก โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการช่วยลดภาระการทำงานประจำที่ทำซ้ำๆ และช่วยในเรื่องการคำนวณตัวเลขซึ่งบางกรณีมีความยุ่งยากสลับซับซ้อน และรวมถึงการใช้ประโยชน์ในการตรวจสอบข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและข้อมูลย้อน หลังได้
2. คุณลักษณะที่สำคัญของระบบ
2.1 งานบุคคล
2.1.1 รายการข้อมูลบุคคล ได้แก่
- ข้อมูลทั่วไปเจ้าหน้าที่สหกรณ์
- ข้อมูลคู่สมรส บุตร บิดามารดา โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเรื่องเงินช่วยเหลือและการคำนวณภาษี
- ข้อมูลการบันทึกเวลาทำงาน
- ข้อมูลการเบิกค่ารักษาพยาบาลเจ้าหน้าที่ คู่สมรส บุตร บิดามารดา
- ข้อมูลการเบิกค่าเล่าเรียนบุตร
- ข้อมูลการศึกษา ฝึกอบรม สัมมนา
2.1.2 การตรวจสอบข้อมูล
- ตรวจสอบข้อมูลเจ้าหน้าที่ คู่สมรส บุตร บิดามารดา ทั้งสถานปัจจุบัน และประวัติย้อนหลัง
- ตรวจสอบข้อมูลการเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลของแต่ละคน และยอดรวมจำนวนตามกลุ่มและคาบเวลา
- ตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับการเบิกค่าเล่าเรียน
- ตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการลา
2.1.3 พิมพ์รายงานต่างๆ
- รายงานประวัติเจ้าหน้าที่
- รายงานข้อมูลที่อยู่เจ้าหน้าที่
- รายงานประวัติการศึกษา ฝึกอบรม สัมมนา
- รายงานประวัติการย้าย-เลื่อนระดับ
- รายงานวันลา มาสาย ประจำวัน ประจำเดือน ประจำปี
- รายงานการปรับเงินเดือนประจำปี
- รายงานการเบิกค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียนบุตร
2.2 งานเงินเดือน
2.2.1 รายการข้อมูลเงินเดือน ได้แก่
- อัตราเงินเดือน
- เงินประจำตำแหน่ง
- เวลาทำงานล่วงเวลา อัตราค่าทำงานล่วงเวลา
- เงินตกเบิก (ถ้ามี)
- อัตราการหักภาษีเงินได้
- เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ/เงินสะสม เงินประกันสังคม
- เงินสวัสดิการกรณีต่าง ๆ
- เงินเรียกเก็บของสหกรณ์
2.2.2 การประมวลผลรายเดือน
- คำนวณค่าล่วงเวลา
- คำนวณภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย
- ปรับปรุงอัตราเงินเดือน สำหรับการเปลี่ยนบัญชีเงินเดือนใหม่ หรือการปรับขั้นเงินเดือนประจำปี
- คำนวณเงินหักกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ/เงินสะสม เงินประกันสังคม
- คำนวณเงินสวัสดิการกรณีต่างๆ
- เงินหักเก็บของสหกรณ์ที่จะหักจากเงินเดือน
2.2.3 การตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน
- ตรวจสอบข้อมูลรายละเอียดรายบุคคล และข้อมูลสรุปของเดือนปัจจุบัน
- ตรวจสอบข้อมูลสำคัญรายบุคคล และข้อมูลสรุปรายเดือนย้อนหลังตั้งแต่ต้นปี
2.2.4 การพิมพ์รายงาน
- รายงานการจ่ายเงินเดือน ประจำเดือน
- รายงานค่าล่วงเวลา ประจำเดือน
- รายงานประกันสังคม ตามรูปแบบของสำนักงานประกันสังคม
- รายงานภาษีประจำเดือน
- รายงานรายการหักแยกตามประเภท
- สลิปเงินเดือนจ้าหน้าที
- รายงานกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ/สะสม ประจำเดือน
2.3 งานพัสดุ (วัสดุและครุภัณฑ์)
2.3.1 รายการข้อมูลพัสดุ ได้แก่
- ข้อมูลการจัดซื้อ
- ข้อมูลการรับ-เบิกจ่ายพัสดุ
- ข้อมูลพัสดุคงเหลือ
- ข้อมูลสถานที่จัดเก็บ และผู้รับผิดชอบ
- ข้อมูลการจำหน่าย หรือโอนครุภัณฑ์
2.3.2 การประมวลผล
- คำนวณยอดรับ ยอดเบิกจ่ายประจำเดือน
- คำนวณยอดสรุปกรณีต่างๆ
- คำนวณค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์
2.3.3 การตรวจสอบข้อมูลพัสดุ
- ตรวจสอบข้อมูลรายละเอียดพัสดุแต่ละรายการ และข้อมูลสรุปของเดือนปัจจุบัน
- ตรวจสอบการรับ-เบิกจ่ายพัสดุรายวัน/เดือน
- ตรวจสอบข้อมูลสำคัญพัสดุแต่ละรายการ และข้อมูลสรุปรายเดือนย้อนหลังได้ไม่น้อยกว่า 3 ปี
2.2.4 การพิมพ์รายงาน
- รายงานการรับ การเบิกจ่ายประจำเดือน
- รายงานพัสดุคงเหลือ พร้อมสถานการณ์เตือน สำหรับรายการที่ควรซื้อเพิ่ม
- รายงานการคิดค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์
- รายงานการจำหน่าย การโอน และการย้ายที่จัดเก็บครุภัณฑ์
- รายงานครุภัณฑ์คงเหลือ และมูลค่า ณ วันสิ้นปี และการเพิ่ม/ลดโดยเปรียบเทียบกับวันสิ้นปีก่อน
2.4 งานธุรการ
ประกอบด้วย
2.4.1 งานทะเบียนการรับ-ส่งเอกสาร ของแต่ละฝ่าย
2.4.2 งานทะเบียนการรับ-ส่งหนังสือภายนอก
2.4.3 งานเอกสารการประชุมคณะกรรมการ การประชุมคณะอนุกรรมการ
